O decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, estabelece requisitos e técnicas para digitalização(desmaterialização) de documentos; dentre esses requisitos está que todo documento que será guardado por muito tempo ou permanentemente,
- deverá está no formato PDF/A
- se o documento conter cores, além de preto, branco e cinza, deverá ser digitalizado em cores.
- ser digitalizado, no mínimo, em 300 DPIs
PDF/A é um tipo de arquivo derivado do PDF, porém com restrições que nos garantem que arquivos nesse formato poderão ser abertos no futuro sem nenhum tipo de deformação.
Há versões do PDF/A, como
- PDF/A-1b: a letra “b” ao final do nome vem de “básico” e garante apenas uma visualização futura do arquivo.
- PDF/A-1a: a letra “a” ao final do nome vem de “acessibilidade” e garante, além da visualização futura, que o arquivo está/estará estruturado para receber ferramentas que auxiliarão pessoas com deficiências. O PDF/A-1a, por exemplo, possibilita que programas de áudio leiam o conteúdo do arquivo para deficientes visuais.
- PDF/A-2b: O mesmo significado da versão 1b, porém aceita alguns recursos técnicos(informática) a mais, como transparência.
- PDF/A-2a: O mesmo significado da versão 1a com alguns recursos técnicos(informática) a mais.
Recomendo sempre usar PDF/A-1b, pois esse formato já garante e é o bastante para que o arquivo seja aberto no futuro.
Resumo:
PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO | RESOLUÇÃOMÍNIMA | COR | TIPOORIGINAL | FORMATODE ARQUIVO* |
Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Monocromático(preto e branco) | Texto | PDF/A |
Textos impressos, com ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
Textos impressos, com ilustração e cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
Fotografias e cartazes | 300 dpi | RGB (colorido) | Imagem | PNG |
Plantas e mapas | 600 dpi | Monocromático(preto e branco) | Texto/imagem | PNG |
Segue link da norma: in.gov.br