Enterprise Content Management(ECM) é uma estratégia empresarial para gerenciar toda a informação de uma organização de forma estruturada, desde a sua criação até o seu arquivamento ou descarte.
Como dito logo acima, ECM é a sigla para “Enterprise Content Management”, que em português significa “Gerenciamento de Conteúdo Empresarial”, mas, às vezes, é referido como “gerenciamento de documentos(document management)” ou “gerenciamento de registros(records management)”.
Muitos usam o termo ECM como substituto do termo serviços de conteúdo(Content services). Serviços de conteúdo descrevem ofertas flexíveis e geralmente baseadas em nuvem que permitem acesso, uso e gerenciamento efetivos de informações em toda a organização por usuários, processos e aplicativos.
O gerenciamento de conteúdo corporativo ajuda a gerenciar e simplificar todo o ciclo de vida das informações, automatiza os fluxos de trabalho do processo e pode controlar e governar o conteúdo dentro de uma organização.
Os recursos do sistema ECM geralmente são descritos por seis verbos simples:
- capturar,
- gerenciar,
- acessar,
- armazenar,
- automatizar
- analisar.
Qual a Finalidade de um ECM?
Como sendo o processo de gerenciamento de todo o ciclo de vida do conteúdo de uma organização, incluindo documentos, planilhas, contratos e imagens digitalizadas, a finalidade principal de um ECM é reduzir o risco e melhorar a produtividade, a eficiência e a experiência do cliente, eliminando tarefas baseadas em papel e aprimorando a visibilidade do processo.
O software de gerenciamento de conteúdo corporativo pode ser utilizado por muitos departamentos diferentes dentro de uma organização e oferece uma infinidade de benefícios: maior produtividade, governança de informações corporativas, agilidade e valor aprimorado do conteúdo de sua organização.
Soluções(Programas) ECM
O ECM, gerenciamento de conteúdo corporativo, é um termo abrangente para a tecnologia, estratégia e método usado para capturar, gerenciar, acessar, integrar, medir e armazenar informações. Mas é apenas um termo superficial e o negligenciarmos, se não colocarmos ele em prática; aqui entra os softwares, que muitos chamam de “soluções”.
O valor da solução de ECM atual vai além de soluções simples de digitalização, armazenamento e recuperação. Uma abordagem bem-sucedida e atual de serviços de conteúdo ajuda você a lidar com as mudanças na tecnologia e na forma como trabalhamos, fornecendo as informações certas para as pessoas certas no momento certo. Podemos citar alguma vantagens em implantar uma solução ECM em sua empresa:
- Reduzir desordem enquanto aumenta a visibilidade e acessibilidade de dados e processos, economizando tempo e reduzindo significativamente os custos.
- Arquive informações e acesse-as rapidamente a qualquer hora e em qualquer lugar.
- Eliminar tarefas baseadas em papel e tornar a manutenção de registros mais acessível e eficiente.
- Organizar e estruturar os dados da sua empresa para facilitar a referência cruzada, fornecendo um contexto inestimável e transparência nos processos.
Exemplos de Programas ECM
Alguns exemplos de programas para ECM (Enterprise Content Management) são
- Alfresco: possui versão open source e isso o torna relevante.
- OpenText
- Microsoft SharePoint
- BM FileNet
- Laserfiche
- Nuxeo
- DocuWare
Vamos falar um pouco sobre cada um desses citados. Logicamente que existem muitos outros, porém, citei apenas os que vieram em minha mente no momento.
Irei postar informações retiradas do próprio site dessas soluções ECM.
Alfresco
Link para acesso: https://www.alfresco.com
Antes de falar sobre essa plataforma, quero salientar que ela possui a versão paga e também uma outra chamada de Community que é open source 🙂 para download da versão open source clique aqui.
Dica: ao clicar no link para download do Alfresco Community você será levado para uma página “mascarada”, para baixar a versão Trial, que não é a open source, clique em “maybe later(talvez depois)” para ir para a página real da versão open source. Ou clique aqui: https://www.alfresco.com/thank-you/thank-you-downloading-alfresco-community-edition para tentar ir direto.
vamos falar sobre o Alfresco:
A Alfresco é uma empresa comercial de software de código aberto que fornece simplesmente uma maneira melhor para as pessoas trabalharem, garantindo que tenham as informações certas de que precisam, exatamente quando mais precisam. Nosso software capacita o trabalho diário de mais de 11 milhões de pessoas em organizações líderes do setor em mais de 190 países em todo o mundo. A Alfresco Digital Business Platform é uma plataforma moderna, de classe empresarial e nativa da nuvem que permite que as organizações criem operações digitais para fornecer serviços instantâneos com experiências excepcionais. Ele fornece o caminho mais rápido para as pessoas interagirem com as informações e para as organizações responderem rapidamente a ameaças, oportunidades e circunstâncias. A Alfresco ajuda mais de 1.300 organizações líderes do setor, incluindo Cisco, Pitney Bowes, Museu Canadense de Direitos Humanos, Departamento da Marinha dos EUA, Joint Chiefs of Staff e NASA, a serem mais responsivas e competitivas. Fundada em 2005, a Alfresco tem sua sede em Boston, Massachusetts, EUA.
A Alfresco oferece soluções inovadoras de gerenciamento de conteúdo que conectam, gerenciam e protegem as informações mais importantes da sua empresa – onde quer que estejam.
OpenText Extend ECM
O OpenText Extended ECM é uma plataforma de gerenciamento de conteúdo corporativo que controla com segurança o ciclo de vida das informações, integrando-se aos principais aplicativos corporativos, como SAP, Microsoft 365, Salesforce e SAP SuccessFactors. Reunindo conteúdo e processos, o Extended ECM fornece acesso a informações quando e onde for necessário, melhora a tomada de decisões e impulsiona a eficácia operacional.
Segundo a homepage do site,
A OpenText pode ajudá-lo a lidar com os programas de transformação digital mais complexos com confiança. Com a plataforma de gerenciamento de informações mais completa e integrada do mundo, capacitamos nossos clientes a organizar, integrar e proteger dados e conteúdo à medida que fluem pelos processos de negócios dentro e fora de sua organização.
No site do OpenText não encontrei informações claras sobre valores. Mas há esse link que leva para um pdf contendo valores e e esse outro com alguns planos.
Microsoft SharePoint
Link Microsoft do SharePoint: https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/sharepoint/collaboration
Link com valores de planos: https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/sharepoint
A Microsoft define o SharePoint como “Sua intranet móvel e inteligente”.
Dentre algumas funções sobre o SharePoint a Microsoft cita,
- Compartilhamento simples e colaboração fácil
- Envolvimento e informação da sua organização
- Reunir o conhecimento coletivo
- Transformar os processos corporativos
Compartilhe e gerencie conteúdo, conhecimentos e aplicativos para promover o trabalho em equipe, encontrar informações rapidamente e colaborar de forma fácil com toda a organização.
IBM FileNet
Link da Página IBM para seu ECM: https://www.ibm.com/br-pt/products/filenet-content-manager
A IBM cita seu ECM como sendo,
Uma solução de serviços de conteúdo nativa de cloud para gerenciar, compartilhar e colaborar no conteúdo para economizar o tempo dos funcionários e melhorar as experiências do cliente
Laserfiche
Link página laserfishe: https://www.laserfiche.com
Link para planos e valores: https://www.laserfiche.com/products/pricing/
Em sua página inicial, a Laserfiche diz,
Conheça a automação de processos e o gerenciamento de conteúdo corporativo que permite que as equipes trabalhem com eficiência — sem esforço.
Nuxeo
O Nuxeo oferece um conjunto completo de recursos de ECM “tradicionais”… mas isso é apenas o começo. Tratamos o conteúdo de maneira diferente. A plataforma de baixo código da Nuxeo gera mais eficiência e valor do seu conteúdo, usando uma arquitetura nativa da nuvem flexível e escalável e introduzindo uma IA poderosa.
Segundo a site Nuxeo, todos os recursos básicos de gerenciamento de conteúdo empresarial são cobertos e atendidos pela sua solução ECM:
- Ingestão
- Classificação
- Pesquisar
- Navegar
- visualizadores de arquivos nativos
- Check-in/out
- Trancar
- Edição colaborativa
- Autoria de documentos
- Controle de versão
- Compartilhamento seguro de arquivos
- Segurança
- Auditoria
- Designer de fluxo de trabalho
- Gerenciador de tarefas
- Gerenciamento de registros
- Integração com captura de chaves
- Integração com assinatura digital
DocuWare
Link: https://start.docuware.com
Segundo o site DocuWare,
A DocuWare fornece soluções de gerenciamento de documentos em nuvem e software de automação de fluxo de trabalho que permite digitalizar, proteger e trabalhar com documentos comerciais e, em seguida, otimizar os processos que impulsionam o núcleo de seus negócios.
Ao remover o desperdício de tempo e a incerteza de seus processos, sua equipe fica livre para se concentrar no trabalho que gera produtividade e lucro.
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