EDI, que significa intercâmbio eletrônico de dados, é a comunicação entre empresas de documentos comerciais em um formato padrão. A definição simples de EDI é um formato eletrônico padrão que substitui documentos em papel, como ordens de compra ou faturas. Ao automatizar transações baseadas em papel, as organizações podem economizar tempo e eliminar erros dispendiosos causados pelo processamento manual.
Nas transações EDI, as informações se movem diretamente de um aplicativo de computador em uma organização para um aplicativo de computador em outra. Os padrões EDI definem a localização e a ordem das informações em um formato de documento. Com esse recurso automatizado, os dados podem ser compartilhados rapidamente em vez de horas, dias ou semanas necessários ao usar documentos em papel ou outros métodos.
Hoje, as indústrias usam a integração EDI para compartilhar uma variedade de tipos de documentos, de ordens de compra a faturas, solicitações de cotações, solicitações de empréstimos e muito mais. Na maioria dos casos, essas organizações são parceiros comerciais que trocam bens e serviços com frequência como parte de suas cadeias de suprimentos e redes business-to-business (B2B).
Ao mudar de uma troca de documentos comerciais baseada em papel para outra eletrônica, as empresas desfrutam de grandes benefícios, como custos reduzidos, maior velocidade de processamento, redução de erros e melhores relacionamentos com parceiros de negócios.
Como EDI Funciona?
Em geral, existem dois tipos básicos de transmissão EDI:
- Conexões ponto a ponto ou diretas: Dois computadores ou sistemas se conectam sem intermediários pela internet, geralmente com protocolos seguros.
- Rede de valor agregado (VAN): uma rede de terceiros gerencia a transmissão de dados, geralmente com um paradigma de caixa de correio.
Os protocolos de transmissão de Internet EDI incluem Secure File Transfer Protocol (SFTP), Applicability Statement 2 ou AS2, um protocolo baseado em HTTPS, Simple Object Access Protocol (SOAP) e outros. Os elementos de dados EDI incluem itens como ID do remetente e ID do destinatário. Os segmentos de dados combinam dois ou mais elementos relacionados para dar-lhes maior significado. Por exemplo, FNAME e LNAME podem ser combinados para formar CUSTOMERNAME. Os envelopes estruturam diferentes tipos de dados e carregam as informações de endereço do remetente e do destinatário. O fluxo de documentos ou fluxo de mensagens EDI descreve o movimento de mensagens EDI para vários endereços de entrada e saída e departamentos para executar um processo de negócios ou transação. Metalinguagens como Extensible Markup Language (XML) ou JavaScript Object Notation (JSON) complementam em vez de substituir o EDI. As empresas devem estar preparadas para lidar com um número cada vez maior de formatos de documentos e opções de transmissão. Um fabricante global troca rotineiramente cerca de 55 tipos diferentes de documentos com quase 2.000 parceiros.
De Computador para Computador
Como mencionamos acima, Conexões ponto a ponto ou diretas ou de computador para computador, é uma das formas de uso do EDI.
O EDI computador a computador substitui o correio postal, o fax e o e-mail. Embora o e-mail também seja uma abordagem eletrônica, os documentos trocados por e-mail ainda devem ser manuseados por pessoas, e não por computadores. Ter pessoas envolvidas retarda o processamento dos documentos e também introduz erros. Em vez disso, os documentos EDI podem fluir diretamente para o aplicativo apropriado no computador do destinatário (por exemplo, o Order Management System) e o processamento pode começar imediatamente. Um processo manual típico é assim, com muito papel e envolvimento de pessoas:
O processo EDI se parece com isso – sem papel, sem pessoas envolvidas:
